【第6回】ActionとAutomationで業務を徹底的に自動化する

これまでの連載で、AppSheetのテーブル設計、Viewの作成、そしてシステムの振る舞いを設計するためのUML図作成と、アプリ開発の基礎を網羅してきました。しかし、真に価値のある業務アプリとは、単にデータを記録するだけでなく、「手作業を減らし、業務を自動化してくれる」ものです。連載第5回で作成したシーケンス図を思い出してください。ユーザーの「出庫」操作の裏側では、「入出庫履歴への書き込み」と「在庫マスタの更新」という2つの処理が連動して動く必要がありました。この連動をAppSheetで実現するのが、今回学ぶ「Action」と「Automation」です。この連載最終回では、在庫管理アプリを題材に、ボタン一つで複数の処理を実行するActionと、データの変更をトリガーにバックグラウンドで自動処理を行うAutomationを実装します。この記事を読み終える頃には、あなたはAppSheetの全工程を理解し、業務の自動化を設計・実装できる、真のAppSheet実務者となっているでしょう。

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本記事でできるようになること第1章：Actionの基本と種類 Actionとは？：ユーザー操作をトリガーにするデータ操作系Action（Add, Delete, Set the values of some columns）第2章：複合Actionで出庫処理を自動化するシーケンス図をActionに落とし込む実演：出庫Actionで履歴追加と在庫更新を同時に行う第3章：Automationでバックグラウンド処理を自動化する Automationとは？：イベント駆動型の自動処理実演：在庫が一定数を下回ったら管理者にメール通知第4章：ActionとAutomationの連携と応用 ActionからBotを呼び出す方法応用：定期的な在庫棚卸しリマインダーの自動化 AppSheet用語表 FAQ まとめ/CTA 関連記事

本記事でできるようになること

AppSheetのActionとAutomationの基本的な概念と役割を理解します。
Actionを組み合わせて、ボタン一つで複数のデータ操作を連動させる複合Actionを実装できます。
データの変更をトリガーに、メール通知などのバックグラウンド処理を自動で行うAutomation（Bot）を作成できます。
連載第5回で設計したシーケンス図を、ActionとAutomationという具体的な機能に落とし込むスキルを習得します。
AppSheetの全工程（設計から自動化まで）を理解し、業務効率を最大化するアプリを開発できるようになります。

第1章：Actionの基本と種類

Actionとは？：ユーザー操作をトリガーにする

Actionは、ユーザーがアプリ上でボタンをタップしたり、スワイプしたりといった操作を行った際に実行される、一連の処理を定義する機能です。AppSheetアプリの「心臓部」とも言え、ユーザーの意図をシステムに伝える役割を果たします。Actionは、特定のテーブルに対して定義され、そのテーブルのレコードに対して実行されます。

データ操作系Action（Add, Delete, Set the values of some columns）

最も基本的なActionは、データの追加、削除、更新といったCRUD操作に関連するものです。

Actionの種類	概要	AppSheetでの設定
Add a new row to another table	別のテーブルに新しいレコードを追加する。	`Target Table`と、追加する列の値を指定。
Delete	現在のレコードを削除する。	警告メッセージなどを設定可能。
Set the values of some columns	現在のレコードの特定の列の値を変更する。	変更したい列と、新しい値を指定する式を設定。

実体験: 私は当初、在庫数を更新する際に、Form Viewで直接ITEMSテーブルの数量列を編集させていました。しかし、これでは「いつ、誰が、どれだけ」変更したかの履歴が残りません。そこで、HISTORYテーブルにレコードを追加するActionと、ITEMSテーブルの数量を更新するActionを組み合わせる必要性に気づきました。これが複合Actionの導入のきっかけです。

第2章：複合Actionで出庫処理を自動化する

連載第5回で設計したシーケンス図の「出庫処理」は、Actionの連動によって実現されます。

シーケンス図をActionに落とし込む

シーケンス図のステップをActionに分解すると、以下のようになります。

ユーザーがAppSheetアプリに「物品の出庫」を要求 → Actionの実行
AppSheetアプリはユーザーに「出庫フォーム」を表示 → Form Viewの表示
ユーザーは出庫情報を入力し、「保存」をタップ → 複合Actionのトリガー
AppSheetアプリは、まず入出庫履歴 (HISTORY)テーブルに「出庫レコード」を追加するよう要求 → Action A: HISTORYテーブルへの追加
次に、AppSheetアプリは在庫マスタ (ITEMS)テーブルの該当する物品の「在庫数量」を更新（減算）するよう要求 → Action B: ITEMSテーブルの更新

最終的に、Action AとAction Bを順番に実行する複合Actionを作成します。

実演：出庫Actionで履歴追加と在庫更新を同時に行う

複合Actionは、複数のActionを一つのボタンにまとめる機能です。手順1: 個別Actionの作成

Action A: Add_History_Out
・Do this: Add a new row to another table
・Target Table: HISTORY
・Set these columns: 操作種別を"出庫"、数量変更を-[出庫数量]（出庫フォームで入力された値）に設定。
Action B: Update_Item_Quantity
・Do this: Execute an Action on a set of rows
・Referenced Table: ITEMS
・Referenced Rows: SELECT(ITEMS[ItemID], [ItemID] = [_THISROW].[物品ID])（出庫対象の物品レコードを特定）
・Referenced Action: Set the values of some columns（ITEMSテーブルに定義した在庫更新用のAction）

手順2: 複合Actionの作成

Action C: Do_Outbound_Process
・Do this: Grouped: execute a sequence of actions
・Actions: Action A、Action Bの順に設定。

実体験: 複合Actionの順番を間違えると、在庫更新が先に行われてしまい、履歴に残す前の在庫数がわからなくなるというミスを犯しました。「ログ（履歴）を先に残し、マスタ（在庫数）を後で更新する」という原則を徹底することが、データの整合性を保つ鍵です。

第3章：Automationでバックグラウンド処理を自動化する

Actionがユーザーの操作をトリガーとするのに対し、Automationはデータの変更やスケジュールをトリガーに、バックグラウンドで自動的に処理を実行します。

Automationとは？：イベント駆動型の自動処理

Automationは、以下の3つの要素で構成されます。

Event (イベント): 自動処理を開始するきっかけ。データの追加・更新・削除や、特定の時刻などが設定できます。
Process (プロセス): イベントが発生した際に実行される一連の処理。
Task (タスク): プロセスを構成する個々の処理。メール送信、データ変更、外部システム連携などがあります。

実演：在庫が一定数を下回ったら管理者にメール通知

手順1: Eventの作成

Event Type: Data Change
Table: ITEMS
Change Type: Updates only（在庫数が更新された時のみ）
Condition: [数量] < 10（在庫数が10を下回った場合）

手順2: Taskの作成

Task Type: Send an email
To: 管理者のメールアドレス（例: "admin@example.com"）
Email Body: "【在庫アラート】[物品名]の在庫が[数量]個を下回りました。"

手順3: ProcessとBotの作成

ProcessにTaskを設定し、EventとProcessを紐づけてBotを完成させます。

このBotを設定することで、ユーザーがActionで出庫処理を行った結果、ITEMSテーブルの数量が10を下回った瞬間に、自動で管理者にメールが届くようになります。ユーザーは意識することなく、システムが裏側で業務をサポートしてくれるのです。

第4章：ActionとAutomationの連携と応用

ActionとAutomationを組み合わせることで、より高度な自動化を実現できます。

ActionからBotを呼び出す方法

Actionには、Call a process in a botという種類があり、ユーザー操作をトリガーにAutomationを直接実行させることができます。応用例: 物品の登録時に、ActionでITEMSテーブルにレコードを追加した後、Call a process in a botでBotを呼び出し、そのBotで「物品の写真を自動でリサイズしてS3にアップロードする」といった外部連携処理を実行させる、といった使い方が可能です。

応用：定期的な在庫棚卸しリマインダーの自動化

Event TypeをScheduledに設定することで、特定の時間にBotを定期実行させることができます。

Event: 毎週金曜日の午前9時
Task: 全ユーザーに「今週の棚卸しを完了してください」というリマインダーメールを送信

このように、ActionとAutomationは、AppSheetアプリを単なるデータ管理ツールから、業務プロセス全体を自動化する強力なプラットフォームへと進化させます。

AppSheet用語表

用語	意味	AppSheetでの設定場所	応用例
Action	ユーザー操作をトリガーに実行される処理。	`Behavior` > `Actions`	ボタンタップで別画面に遷移、データ更新。
Automation	データ変更やスケジュールをトリガーに実行されるバックグラウンド処理。	`Automation` > `Bots`	在庫アラートメール送信、定期レポート生成。
Grouped Action	複数のActionを順番に実行する複合Action。	`Action Type`で`Grouped: execute a sequence of actions`を選択。	出庫処理（履歴追加と在庫更新）。
Event	Automationの実行トリガー。	`Automation` > `Bots` > `Event`	`Data Change`や`Scheduled`。
Task	Automationのプロセスを構成する個々の処理。	`Automation` > `Bots`> `Process` > `Task`	`Send an email、Run a Data Action。`

FAQ

Q: ActionとAutomation、どちらを使うべきか迷います。

A: ユーザーの操作（ボタンタップなど）に連動して即座に実行したい処理はAction、データの変更や時刻をトリガーにバックグラウンドで実行したい処理はAutomationと使い分けるのが基本です。

Q: 複合Actionで実行できるActionの数に制限はありますか？

A: 公式な制限はありませんが、あまりに多くのActionを連ねると処理時間が長くなり、ユーザー体験を損なう可能性があります。複雑な処理は、ActionからAutomationを呼び出すなど、バックグラウンド処理に切り分けることを検討してください。

Q: Automationでメールを送信する際、HTMLメールは使えますか？

A: はい、TaskのSend an email設定で、メール本文をHTML形式で記述できます。これにより、よりリッチなデザインの通知メールを作成することが可能です。

Q: AutomationのBotは、AppSheetアプリが閉じている状態でも動きますか？

A: はい、AutomationはAppSheetのクラウドサーバー側で実行されるため、ユーザーがアプリを閉じている状態や、オフラインの状態でも、トリガーとなるイベントが発生すれば自動的に処理が実行されます。

Q: ActionでGo to another Viewを実行する際、条件によって遷移先を変えられますか？

A: はい、Go to another View ActionのTarget設定で、LINKTOVIEW()などの式を使い、IF()やSWITCH()関数で条件分岐させることで、動的に遷移先を変更できます。

まとめ/CTA

これにて、AppSheetによる業務アプリ開発の全工程を網羅した連載は完結です。第1回でテーブル設計の基礎を学び、第2回でテーブル間の連携（Ref）をマスターし、第3回でデータベース設計の思考法を身につけ、第4回でViewによるUI/UXを整え、第5回でUML図による処理の俯瞰を実践し、そして今回、ActionとAutomationによる業務の自動化という「仕上げ」を学びました。あなたは今、単なる「AppSheetの操作者」ではなく、「業務の課題をAppSheetで解決できる初級ITエンジニア」へと進化しました。この連載で得た知識は、あなたの業務を劇的に効率化するだけでなく、ノーコード開発者としての市場価値を高める強力な武器となるでしょう。

次のステップ: