「気づいたら契約更新の期限が過ぎていた」
「タスクの締め切りを見落として、クレームになった」
kintoneを使っていても、こんな経験はありませんか？
kintoneには日付フィールドがありますが、期限が近づいても自動で通知してくれる機能は標準では用意されていません。そのため、定期的にアプリを開いて確認するか、手動でリマインダーを設定する必要があります。
この記事では、kintoneで期限管理を自動化し、見落としをゼロにする3つの方法を解説します。
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なぜkintoneの期限管理は難しいのか？
kintoneは柔軟なデータベースとして優秀ですが、期限管理においては以下の課題があります。
課題1：リマインダーはあるが、見逃すと終わり
kintoneには標準でリマインダー通知機能があり、「期限の3日前に通知する」といった設定は可能です。しかし、通知を見逃してしまえばそれまで。通知欄やメールが埋もれてしまうと、結局見落としが発生します。
課題2：一覧画面では期限切れが目立たない
レコード一覧を見ても、期限が近いものと余裕があるものが同じように表示されます。視覚的に緊急度がわからないため、見落としが発生します。
課題3：担当者が能動的に確認する必要がある
期限を守るには、担当者が毎日アプリを開いて確認する習慣が必要です。しかし、忙しい業務の中で毎日チェックするのは現実的ではありません。
解決策：期限管理を自動化する3つの方法
方法1：標準のリマインダー通知を活用する（無料・標準機能）
kintoneには標準でリマインダー通知機能があります。まずはこれを設定しましょう。
設定方法：
- アプリの設定 →「通知」→「リマインダー通知」
- 基準となる日付フィールドを選択
- 「◯日前」または「◯日後」と通知時刻を設定
メリット：
- 追加費用なし
- 設定すれば自動で通知される
デメリット：
- 1設定あたり500件までの制限あり
- 通知を見逃すと意味がない
- レコードを開いたときに視覚的な警告がない
方法2：リマインダー通知プラグインを使う（無料/有料）
プラグインを導入すれば、期限の数日前に自動で通知を送ることができます。
主な機能：
- 期限の◯日前にメール/kintone通知
- 複数の通知タイミングを設定可能
- 担当者に自動で通知
メリット：
- 見逃しを防げる
- 設定すれば自動で動く
デメリット：
- 有料プラグインが多い
- 設定に少し手間がかかる
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期限が近づいたレコードを黄色いバナーでお知らせし、見落としを防ぎます。
方法3：外部ツールと連携する（中〜上級者向け）
Zapierやkintone Webhook、Google Apps Scriptを使えば、より高度な自動化が可能です。
実現できること：
- Slackに期限リマインダーを送信
- Googleカレンダーと同期
- メールで毎朝サマリーを送信
メリット：
- 自由度が高い
- 既存ツールと連携できる
デメリット：
- 技術的な知識が必要
- 外部ツールの費用がかかる場合も
どの方法を選ぶべき？
| 方法 | コスト | 難易度 | 効果 | おすすめ |
|---|---|---|---|---|
| 標準リマインダー | 無料 | 簡単 | ○ | まず設定すべき |
| プラグイン併用 | 無料〜 | 普通 | ◎ | リマインダー + プラグイン |
| 外部ツール連携 | 中〜高 | 難しい | ◎ | 技術者がいる企業 |
結論：標準リマインダー + プラグインの併用がおすすめ
標準のリマインダーは必ず設定しましょう。ただし、通知を見逃すリスクがあるため、視覚的に警告するプラグインを併用すると安心です。
外部ツール連携は効果的ですが、設定のハードルが高いです。
プラグインなら、インストールして設定するだけで期限管理を自動化できます。
期限アラートプラグインの導入方法
弊社が無料配布している「期限アラートプラグイン」の導入は簡単です。
STEP 1：プラグインをダウンロード
下記ページからプラグインファイル（.zip）をダウンロードします。
STEP 2：kintoneにインストール
kintoneの管理画面からプラグインをアップロードします。
- kintoneの「設定」→「プラグイン」を開く
- 「読み込む」ボタンをクリック
- ダウンロードした.zipファイルを選択
STEP 3：アプリに追加して設定
プラグインをインストールしたら、期限管理したいアプリに追加します。
- アプリの設定 →「プラグイン」を開く
- 「期限アラートプラグイン」を追加
- 期限フィールドと通知タイミングを設定
これだけで、期限が近づいたレコードには黄色いバナーが表示されるようになります。
まとめ
kintoneの期限管理を自動化するには、以下の3つの方法があります。
- 絞り込み・一覧：無料だが、視覚的に目立たず見落としやすい
- プラグイン導入：設定するだけで視覚化・通知。おすすめ
- 外部ツール連携：高度だが、技術力が必要
「契約更新を忘れて大事なクライアントを失った」
「期限切れのタスクが溜まってクレームになった」
そんな事態を防ぐために、ぜひ期限管理の自動化を検討してみてください。
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